Der 550-Einwohner-Ort Alleshausen in Oberschwaben kann sich keine aufgeblähte Verwaltung leisten. Deshalb setzt der Bürgermeister auf digitale Lösungen. Bei der Schulanmeldung hat das schon geklappt.

"Ich musste mehrseitige Formulare ausfüllen, mehrmals meinen Namen und die Adresse eingeben - und dann ging das Ganze per Brief an die Ortsverwaltung", erzählt Marina Scheffold. So lief bis vor Kurzem die alljährliche Anmeldung ihrer Tochter Nora für die Kinderbetreuung an der Grundschule in Alleshausen. Nervig und zeitraubend sei das gewesen, sagt die Mutter, die als Biochemikerin in Teilzeit arbeitet.

Auch im Rathaus war im Sommer, kurz vor Beginn des neuen Schuljahres, immer viel zu tun. Dort stapelten sich die Briefe der Eltern mit den Anmeldungen. Bürgermeister Patrick Hepp übt das Amt ehrenamtlich und in Teilzeit aus. Und er hat nur zwei Verwaltungsangestellte, die jeweils 40 Prozent der Woche im Büro sind. "90 Stunden hat das jedes Mal gedauert, bis all die Briefe abgearbeitet waren", sagt er.

Digitalplattform für die Kinderbetreuung

Heute geht es viel schneller, zehn Stunden reichten aus, heißt es im Rathaus. Wann wird Betreuung benötigt? Ist das Kind Vegetarier? Wird es abgeholt oder fährt es mit dem Bus nach Hause? Solche und viele andere Angaben müssen die Eltern auch heute noch machen. Aber sie tragen alles in eine digitale Plattform ein, in die sie sich mit Handy, Tablet oder Computer einloggen können.

Persönliche Daten geben sie nur einmal ein. Sie werden bei Änderungen der Betreuungswünsche nicht wieder benötigt. Alle Daten landen im Rathaus und können direkt weiterverarbeitet werden.

Warum aber wird diese Plattform gerade im 550-Einwohner-Ort Alleshausen eingesetzt? Weil es mit wenig Personal effiziente Strategien brauche, sagt der Bürgermeister - und weil er schnell eine Lösung wollte.

Leerlauf gibt es trotzdem nicht

"Individual-Lösungen für nur einen Ort sind natürlich nicht so gut wie eine Plattform, die flächendeckend eingesetzt wird",  sagt er. "Aber wir wollten nicht warten, bis uns die jemand präsentiert." Für die Idee gab es einen Preis der IHK Ulm - für die Ortsverwaltung und die Ulmer Software-Firma Itomatics, die das System entwickelt hat.

"Leerlauf haben wir im Rathaus nun trotzdem nicht", versichert Bürgermeister Patrick Hepp. Bei der Kinderbetreuung spare man zwar durch die digitale Plattform Zeit ein, aber ständig kämen für die Kommunen neue bürokratische Vorgaben hinzu. "Die Digitalisierung allein reicht deshalb nicht aus, um die Bürokratie abzubauen", glaubt er. "Es müssen auch Verwaltungsaufgaben wegfallen."

Auch das Schwimmbad soll digital verwaltet werden

Über die Plattform für die Kinderbetreuung laufen nicht nur die Anmeldungen. Die Eltern können zum Beispiel auch ihre Kinder krank melden. So wissen die Betreuer immer, mit welchen Kindern sie zu rechnen haben und ob die Gruppe vollzählig ist. Wer Schwierigkeiten mit dem System hat, kann im Rathaus eine Beratung buchen.

Noch läuft nicht alles rund, das System könnte noch bedienungsfreundlicher sein, findet der Bürgermeister. Und doch sieht er sich auf dem richtigen Weg. Er will nun auch die Belegung des örtlichen Schwimmbads über eine digitale Plattform planen. Dann könnten Schulen dort Stunden für den Schwimmunterricht buchen, und auch die Abrechnung der Kosten mit den Schulen liefe dann digital.

Mehr digitale Angebote wünscht sich auch Marina Scheffold - bei möglichst vielen Behördengängen. Schließlich, so sagt die Mutter, gehe sie heute ja auch nicht mehr für Überweisungen auf die Bank.

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